Mitgliederdaten führen und aufbewahren
Was Sie über ein Mitglied erfassen, was die DSGVO dazu sagt, wie lange Sie es aufbewahren und was Sie tun, wenn jemand kündigt. Für den Vorstand, der es richtig machen will, ohne ein Studium daraus zu machen.
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Was erfassen Sie über ein Mitglied?
Erfassen Sie, was Sie brauchen, damit jemand Mitglied sein kann, und nicht mehr. Das verlangt auch die DSGVO: Daten, die Sie nicht brauchen, müssen Sie auch nicht schützen.
Name und Adresse
Um ein Mitglied zu erreichen und zur Mitgliederversammlung einzuladen.
E-Mail und Telefon
Für den Newsletter, die Rechnung und den Trainer, der wissen will, wer kommt.
Art der Mitgliedschaft und Mitglied seit
Denn daran hängen der Beitrag und das Stimmrecht.
Zahlungsdaten
Eine IBAN und ein SEPA-Lastschriftmandat nur, wenn Sie per Lastschrift einziehen. Wer per Zahlungslink zahlt, muss keine Kontonummer angeben.
Geburtsdatum
Nur wenn es darauf ankommt, zum Beispiel für einen Jugendbeitrag oder eine Einteilung nach Alter.
Datum der Kündigung
Damit Sie wissen, bis wann jemand Beitrag schuldet und wann Sie seine Daten löschen können.
Was nicht hineingehört: Daten über Gesundheit, Religion oder Herkunft, es sei denn, es geht wirklich nicht anders, und dann nur mit ausdrücklicher Einwilligung. Eine Steuer-ID oder Personalausweisnummer braucht ein Verein nie.
Die Mitgliederliste und Ihre Satzung
Der Vorstand braucht eine aktuelle Mitgliederliste, um zur Mitgliederversammlung einzuladen und bei einer Abstimmung zu prüfen, wer Stimmrecht hat. Viele Satzungen schreiben deshalb ausdrücklich vor, dass der Vorstand ein Mitgliederverzeichnis führt. Schauen Sie in Ihre eigene Satzung, was dort steht.
In Belgien ist es für eine VoG eine gesetzliche Pflicht. Das Register der effektiven Mitglieder liegt am Sitz des Vereins, eine Änderung wird innerhalb von acht Tagen eingetragen, und jedes Mitglied darf es einsehen.
Die DSGVO in vier Punkten
Die DSGVO gilt für jeden Verein, egal wie klein. Für die Mitgliederverwaltung läuft sie auf vier Dinge hinaus.
Eine Rechtsgrundlage
Für das, was Sie brauchen, damit jemand Mitglied sein kann, ist die Mitgliedschaft selbst die Rechtsgrundlage. Für etwas darüber hinaus, etwa ein Foto auf der Website, fragen Sie nach einer Einwilligung.
Eine Datenschutzerklärung
Sagen Sie Ihren Mitgliedern, welche Daten Sie erfassen, wofür und wie lange. Das darf kurz sein, solange es stimmt.
Auskunft und Berichtigung
Ein Mitglied darf sehen, was Sie über es gespeichert haben, und einen Fehler berichtigen lassen. Kann es das selbst, muss niemand im Vorstand etwas dafür tun.
Ein Auftragsverarbeitungsvertrag
Führen Sie die Mitgliederliste in der Software eines anderen, schließen Sie mit diesem Anbieter einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV).
Wie lange bewahren Sie es auf?
Die DSGVO nennt keine feste Frist. Die Regel lautet: so lange wie nötig, nicht länger. Für ein aktives Mitglied ist das, solange es Mitglied ist. Nach einer Kündigung brauchen Sie Adresse und Telefonnummer meist nicht mehr, und dann löschen Sie sie.
Für alles, was mit Geld zu tun hat, gelten die steuerlichen Aufbewahrungsfristen, je nach Unterlage bis zu zehn Jahre: Rechnungen, Zahlungen und die Buchhaltung. Diese Unterlagen bewahren Sie also auch von einem ehemaligen Mitglied auf, mit dem Namen, der darauf steht.
Halten Sie Ihre Entscheidung in Ihrer Datenschutzerklärung fest, zum Beispiel: Kontaktdaten bis ein Jahr nach der Kündigung, Finanzunterlagen für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist. Dann weiß auch ein nächster Vorstand, woran er sich hält.
Wenn ein Mitglied kündigt
Setzen Sie das Mitglied auf gekündigt, mit dem Datum, an dem die Mitgliedschaft endet. Bis zu diesem Datum schuldet es den Beitrag, danach zählt es nicht mehr für die Mitgliederliste, den Newsletter oder den nächsten Beitragslauf. Löschen Sie es nicht sofort: Seine Rechnungen und Zahlungen gehören zur Buchhaltung, und die brauchen die Kassenprüfer noch.
Bei einem Vorstandswechsel
Am häufigsten geht eine Mitgliederverwaltung bei der Übergabe schief. Liegt die Liste in einer Tabelle auf dem Laptop des Schriftführers, geht sie mit dem Schriftführer, und die Absprachen dazu ebenfalls. Liegt sie an einem Ort, auf den der Vorstand mit eigenen Berechtigungen zugreift, übergeben Sie nur eine Rolle.
Wie Ledenboek dabei hilft
- Ein Mitglied setzen Sie mit einem Kündigungsdatum auf gekündigt. Ehemalige Mitglieder bleiben getrennt sichtbar und zählen in Listen und Beitragsläufen nicht mit.
- Ein Mitglied mit Rechnungen können Sie nicht versehentlich löschen, sodass Rechnungen und Zahlungen die Aufbewahrungsfrist erreichen.
- Ein Mitglied sieht seine eigenen Daten im Mitgliederportal und ändert seine Adresse oder Telefonnummer selbst.
- Jedes Vorstandsmitglied sieht, was seine Rolle braucht. Ein Kassenprüfer schaut mit und ändert nichts.
- Der Auftragsverarbeitungsvertrag gehört zum Abonnement; Sie müssen dafür nichts regeln.
- Die Mitgliederliste geht mit einem Klick nach Excel, für eine Auskunftsanfrage oder falls Sie irgendwann wechseln wollen.
Häufige Fragen
Wie lange darf ein Verein Daten ehemaliger Mitglieder aufbewahren?
Die DSGVO nennt keine feste Frist: so lange wie nötig. Kontaktdaten löschen Sie nach der Kündigung, zum Beispiel nach einem Jahr. Rechnungen, Zahlungen und die Buchhaltung bewahren Sie für die steuerlichen Aufbewahrungsfristen auf, je nach Unterlage bis zu zehn Jahre, auch von ehemaligen Mitgliedern.
Ist eine Mitgliederliste Pflicht?
In Deutschland schreiben viele Satzungen sie vor, und Sie brauchen sie, um zur Mitgliederversammlung einzuladen und das Stimmrecht zu prüfen. In Belgien ist ein Register der effektiven Mitglieder für eine VoG gesetzlich vorgeschrieben.
Brauche ich eine Einwilligung, um Daten von Mitgliedern zu erfassen?
Nicht für das, was Sie brauchen, damit jemand Mitglied sein kann, denn dann ist die Mitgliedschaft die Rechtsgrundlage. Wohl aber für etwas darüber hinaus, etwa ein Foto auf der Website oder die Weitergabe von Daten an einen Sponsor.
Darf ich die Mitgliederliste in Excel führen?
Das dürfen Sie, wenn die Datei gut geschützt ist und Sie wissen, wer eine Kopie davon hat. In der Praxis geht es beim Vorstandswechsel und beim Verschicken der Datei per E-Mail schief, und da hilft ein System mit eigenen Berechtigungen pro Vorstandsmitglied.
Was tue ich, wenn ein Mitglied wissen will, welche Daten wir über es haben?
Sie zeigen ihm innerhalb eines Monats, was Sie erfassen, und berichtigen, was nicht stimmt. Kann ein Mitglied seine Daten selbst einsehen, zum Beispiel in einem Mitgliederportal, ist diese Anfrage meist schon beantwortet.
Suchen Sie Software für das Ganze, von der Anmeldung bis zum Beitrag? Dann lesen Sie mehr über Mitgliederverwaltung für Vereine.
Support und Ihre Daten
Zwei Dinge, auf die Sie sich bei Software für Ihren Verein verlassen können müssen: dass jemand antwortet, wenn Sie nicht weiterkommen, und dass Ihre Mitgliederliste bleibt, wo sie hingehört.
Wenn Sie eine Frage haben
- ✓ Sie schreiben eine E-Mail und ein Mensch antwortet, innerhalb eines Werktags
- ✓ Wer antwortet, hat es gebaut. Melden Sie einen Fehler, ist er manchmal noch am selben Tag behoben
- ✓ Kein Bot, der automatisch antwortet. Was Sie lesen, hat ein Mensch geschrieben
- ✓ Keine Warteschlange, keine Ticketnummer, kein Chatbot, der erst fünf Fragen stellt
- ✓ Mitdenken, wie Sie es einrichten möchten, gehört dazu und kostet nichts extra
Anrufen können Sie Montag bis Freitag zwischen 9.00 und 17.00 Uhr unter 084 833 2125. Keine Warteschleife und kein Sprachmenü; Sie erreichen die Person, die es gebaut hat. Sind wir im Gespräch, sprechen Sie auf die Mailbox; Sie hören noch am selben Werktag von uns. Außerhalb der Bürozeiten und im Urlaub gibt es keine Vertretung, dann läuft es per E-Mail.
Wo Ihre Daten liegen
- ✓ Alles innerhalb der EU. Die Server stehen bei Hetzner in Deutschland
- ✓ Auch jeder Dienstleister, der etwas für uns erledigt, sitzt in der EU, in den Niederlanden, Deutschland oder Irland. Keine Übermittlung außerhalb davon
- ✓ Mitgliederlisten werden nicht verkauft, nicht vermietet und nicht genutzt, um Ihren Mitgliedern etwas anzubieten
- ✓ Mitgliedsbeiträge gehen direkt auf das Konto des Vereins, nicht über uns
- ✓ Ihre vollständige Mitgliederliste können Sie jederzeit selbst exportieren
Der Auftragsverarbeitungsvertrag steht online, mit allen sechs Dienstleistern namentlich und ihrem Sitz. Den sollte ein Verein haben; Sie müssen nicht danach fragen.
Eine Mitgliederverwaltung, die Sie übergeben können
Mitglieder, Beiträge und Buchhaltung an einem Ort, mit Berechtigungen pro Vorstandsmitglied und dem Auftragsverarbeitungsvertrag dazu.
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