Vereinsbuchhaltung, die Kassenwart, Kassenprüfer und Finanzamt verstehen

Was die Vereinsbuchhaltung leisten muss

Der Vorstand verwaltet fremdes Geld, nämlich das der Mitglieder. Nach § 27 Abs. 3 in Verbindung mit § 666 BGB schuldet er dem Verein Auskunft und Rechenschaft. In der Praxis heißt das: Jede Einnahme und jede Ausgabe ist belegt, und am Ende des Jahres liegt ein Abschluss vor, den die Kassenprüfer kontrollieren und die Mitgliederversammlung entlastet.

Für einen gemeinnützigen Verein kommt das Steuerrecht dazu. Nach § 63 Abs. 3 AO muss er durch ordnungsgemäße Aufzeichnungen nachweisen, dass er seine Mittel für die satzungsmäßigen Zwecke verwendet. Das Finanzamt prüft das in der Regel alle drei Jahre anhand der Steuererklärung und der Unterlagen, die Sie einreichen.

Die meisten Vereine brauchen dafür keine doppelte Buchführung nach HGB. Eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung genügt, solange der Verein keinen großen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb hat. Wichtig ist, dass sie vollständig, nachvollziehbar und nach Sphären getrennt ist.

Die vier Sphären, ohne Kopfzerbrechen

Ein gemeinnütziger Verein trennt seine Einnahmen und Ausgaben in vier Bereiche, weil das Steuerrecht sie verschieden behandelt. Wer das erst am Jahresende sortiert, sitzt Tage an den Kontoauszügen.

So macht es Mitgliederbuch

Jede Kategorie, mit der Sie Bankbuchungen versehen, bekommt einmal eine Sphäre. Ab dann landet jede Buchung automatisch im richtigen Bereich. Die Übersicht pro Jahr zeigt Einnahmen, Ausgaben und Ergebnis je Sphäre, und sie warnt, wenn die Einnahmen des wirtschaftlichen Geschäftsbetriebs die Grenze von 50.000 Euro überschreiten. Buchungen ohne Sphäre stehen gesondert, damit nichts durchrutscht.

Zuwendungsbestätigungen nach amtlichem Muster

Spender und Mitglieder brauchen für die Steuer eine Zuwendungsbestätigung. Das Muster dafür ist vom Bundesfinanzministerium vorgeschrieben, Umformulierungen sind nicht zulässig. Mitgliederbuch erstellt sie als PDF nach diesem Muster, einzeln oder als Sammelbestätigung für alle Zuwendungen eines Jahres, mit einer fortlaufenden Nummer pro Jahr.

Eine Spende, die auf dem Konto eingeht, übernehmen Sie direkt aus der Bankbuchung. Bis 300 Euro reicht dem Spender der Kontoauszug zusammen mit dem vereinfachten Nachweis (§ 50 Abs. 4 EStDV); darüber stellen Sie die Bestätigung aus.

Bei Sportvereinen und anderen Vereinen nach § 10b Abs. 1 Satz 8 EStG sind Mitgliedsbeiträge nicht abziehbar. Ist das bei Ihrem Verein so eingestellt, lässt Mitgliederbuch für Beiträge gar keine Bestätigung zu. Das schützt den Vorstand, denn für eine falsche Bestätigung haftet der Verein.

Bank, Beiträge und Mitglieder in einem System

Laden Sie den Kontoauszug Ihrer Bank als CAMT.053- oder MT940-Datei hoch. Mitgliederbuch erkennt Zahlungen von Mitgliedern an IBAN und Verwendungszweck und ordnet sie zu. Sie sehen sofort, wer bezahlt hat und wer nicht, ohne Liste neben dem Kontoauszug.

Mitgliedsbeiträge ziehen Sie per SEPA-Lastschrift ein: Mitgliederbuch verwaltet die Mandate und erstellt die Lastschriftdatei, die Sie im Onlinebanking Ihrer eigenen Bank hochladen. Wer lieber online zahlt, bekommt einen Zahlungslink.

Auslagen von Übungsleitern und Vorstand reichen die Mitglieder mit Beleg selbst ein. Der Kassenwart genehmigt, zahlt aus, und die Buchung ist mit dem Beleg verbunden.

Kassenprüfung und Entlastung, digital

Die Satzung der meisten Vereine schreibt eine Kassenprüfung vor der Mitgliederversammlung vor. In Mitgliederbuch bekommen die Kassenprüfer einen Lesezugang zum Jahr: alle Buchungen, alle Belege, die Sphären-Übersicht und den Abschluss. Sie halten Fragen fest, der Kassenwart antwortet, und am Ende bestätigen die Prüfer ihren Bericht.

Kein Ordner, der von Haus zu Haus wandert, und kein Abend am Küchentisch mit Taschenrechner. Der Prüfbericht liegt danach beim Jahr und ist nächstes Jahr noch auffindbar.

Ihre Daten bleiben in Deutschland

Mitgliederdaten, Bankbuchungen und Belege speichert Mitgliederbuch ausschließlich in Deutschland, im Rechenzentrum von Hetzner in Falkenstein (Sachsen). Die Datenbank verlässt Deutschland nicht. Nur was für eine Zahlung oder eine E-Mail nötig ist, etwa Name, E-Mail-Adresse und Betrag, geht an unsere Dienstleister in der EU: Mollie für Online-Zahlungen und Euromailing für den Versand.

Die wichtigsten Grenzen und Fristen für 2026

Mit dem Steueränderungsgesetz 2025 sind mehrere Grenzen für gemeinnützige Vereine zum 1. Januar 2026 gestiegen.

• 50.000 Euro Besteuerungsgrenze für den wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb, einschließlich Umsatzsteuer (§ 64 Abs. 3 AO; bis 2025: 45.000 Euro). Darunter fallen keine Körperschaft- und Gewerbesteuer an.
• 100.000 Euro Einnahmen im Jahr: bis zu diesem Betrag gilt die Pflicht zur zeitnahen Mittelverwendung nicht (§ 55 Abs. 1 Nr. 5 AO; bis 2025: 45.000 Euro). Die Mittel müssen trotzdem für die Satzungszwecke verwendet werden.
• 3.300 Euro Übungsleiterfreibetrag und 960 Euro Ehrenamtspauschale pro Person und Jahr (§ 3 Nr. 26 und 26a EStG; bis 2025: 3.000 und 840 Euro).
• 300 Euro: bis zu diesem Betrag genügt für eine Spende der vereinfachte Nachweis (§ 50 Abs. 4 EStDV).
• 8 Jahre Aufbewahrung für Buchungsbelege, 10 Jahre für Bücher, Abschlüsse und Inventare (§ 147 Abs. 3 AO).

Stand: Oktober 2026. Diese Seite ersetzt keine Steuerberatung; bei Fragen zu Ihrem Verein hilft Ihr Finanzamt oder Ihr Steuerberater.

Was Mitgliederbuch nicht macht

Mitgliederbuch erstellt keine Steuererklärung und übermittelt nichts an ELSTER. Es macht keine Lohnabrechnung für angestellte Trainer und hat keinen DATEV-Export. Die Zahlen, die Sie für die Erklärung oder Ihren Steuerberater brauchen, haben Sie aber fertig sortiert: pro Sphäre, pro Kategorie und pro Jahr, als Übersicht oder als Export.

Häufige Fragen zur Vereinsbuchhaltung

Weiterlesen

• Mitgliedsbeiträge einziehen: SEPA-Lastschrift, Zahlungslinks und was bei Rückbuchungen passiert.
• Kassenprüfung und Entlastung: Schritt für Schritt, wie die Prüfer im System arbeiten.
• Alle Funktionen: Was Mitgliederbuch außer der Buchhaltung kann.