Mitgliedsbeiträge automatisch einziehen
Keine Excel-Listen und keine einzelnen Zahlungsaufforderungen mehr. Legen Sie den Mitgliedsbeitrag fest und lassen Sie Ledenboek ihn einziehen, mit einem klaren Zahlungsstatus pro Mitglied und automatischen Erinnerungen.
Warum automatisch einziehen?
Den Mitgliedsbeitrag einzuziehen ist für viele Kassenwarte die lästigste Aufgabe des Jahres: eine Liste führen, Zahlungsaufforderungen schicken, Kontoauszüge durchgehen und säumigen Zahlern hinterhertelefonieren. In Ledenboek erledigt sich das größtenteils von selbst.
Sie legen den Betrag fest, verschicken die Rechnungen oder Lastschriften und sehen für jedes Mitglied sofort, ob bezahlt wurde. Erinnerungen gehen automatisch raus. So bleibt mehr Zeit für die schönen Seiten des Vereins.
Schritt für Schritt
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1
Legen Sie den Beitrag fest
Legen Sie für jedes Mitglied den Beitrag fest, oder stellen Sie ihn in einem Schritt für eine ganze Gruppe ein. Verschiedene Beträge (zum Beispiel Jugend, Familie oder Fördermitglied) können einfach nebeneinander bestehen.
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Verbinden Sie Ihre Zahlungsart
Verbinden Sie Ihren Zahlungsanbieter für Online-Zahlungen und SEPA-Lastschrift, oder Ihr Buchhaltungsprogramm. So kommt das Geld direkt beim Verein an, nicht bei einem Zwischenhändler.
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Verschicken Sie die Beitragsrechnungen
Erstellen Sie mit einem Klick die Rechnungen oder Lastschriften für alle Mitglieder. Mitglieder zahlen online über einen Zahlungslink; bei der Lastschrift wird der Betrag automatisch abgebucht.
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Behalten Sie die Zahlungen im Blick
Sie sehen für jedes Mitglied, ob bezahlt wurde. Wer noch offen ist, erhält automatisch eine Zahlungserinnerung, und Sie können eine Zahlung von Hand auf bezahlt setzen, wenn sie bar oder per Überweisung eingeht.
Immer den Überblick
In der Rechnungsübersicht sehen Sie auf einen Blick, wie viel verschickt, bezahlt und noch offen ist. Filtern Sie nach Jahr oder Status, und klicken Sie sich zu einer einzelnen Rechnung durch.
Vier Wege, Mitgliedsbeiträge einzuziehen
Welcher Weg passt, hängt davon ab, wie viele Mitglieder Sie haben und wie oft Sie einziehen. Die meisten Vereine nutzen zwei nebeneinander: einen Hauptweg und eine Ausnahme für alle, die dort nicht hineinpassen.
SEPA-Lastschrift
Das Geld wird an einem Datum, das Sie bestimmen, vom Konto des Mitglieds abgebucht. Bei größeren Mitgliederzahlen ist das der günstigste Weg und der einzige, bei dem Sie niemandem hinterherlaufen müssen. Sie brauchen dafür aber zwei Dinge: eine Lastschriftvereinbarung mit Ihrer Bank samt Gläubiger-ID, und von jedem Mitglied ein unterschriebenes Mandat. Ohne Mandat dürfen Sie nicht abbuchen, und das Mitglied kann eine unberechtigte Abbuchung bis zu dreizehn Monate später zurückfordern.
Zahlungsaufforderung oder Zahlungslink
Das Mitglied erhält einen Link und zahlt selbst online, zum Beispiel per Kreditkarte oder PayPal. Kein Vertrag mit der Bank nötig, kein Mandat, und die Zahlung ist sofort verbucht. Pro Transaktion zahlen Sie einen kleinen Betrag an den Zahlungsdienst. Das ist die praktische Wahl für kleine Vereine und für einmalige Beträge wie ein Turnier oder eine Freizeit.
Rechnung und Überweisung
Sie schicken eine Rechnung, und das Mitglied überweist den Betrag selbst. Transaktionskosten fallen keine an, aber es kostet Zeit: Jemand muss die Kontoauszüge verfolgen und Erinnerungen schicken. Bei mehr als fünfzig Mitgliedern summiert sich das schnell. Der richtige Weg ist es aber für Sponsorenbeiträge und für Mitglieder, die kein Mandat erteilen möchten.
Bar
Kommt bei kleinen Vereinen und bei Jugendmitgliedern noch vor. Halten Sie dann aber fest, wer was bezahlt hat, sonst entsteht genau die Lücke, nach der die Kassenprüfer später fragen. In Ledenboek buchen Sie eine Barzahlung auf die Rechnung, sodass Mitglied und Verwaltung dasselbe Bild haben.
Was Sie für die SEPA-Lastschrift brauchen
Die Lastschrift ist kein Knopf, sondern eine Vereinbarung mit der Bank. Drei Dinge müssen geregelt sein, bevor der erste Einzug läuft.
Schließen Sie mit Ihrer Bank eine Lastschriftvereinbarung ab und beantragen Sie eine Gläubiger-ID. Das ist ein Code, der in jeder Lastschriftdatei mitgeht und an dem das Mitglied erkennt, von wem die Abbuchung kommt. Beides braucht etwas Vorlauf, beginnen Sie also rechtzeitig vor dem ersten Einzug damit.
Holen Sie von jedem Mitglied ein Mandat ein. Das geht auf Papier, aber auch digital bei der Anmeldung oder über eine Zahlung, bei der das Mitglied das Mandat selbst erteilt. Speichern Sie für jedes Mitglied, wann das Mandat erteilt wurde und mit welcher Mandatsreferenz. Bei einer Rücklastschrift ist das das Einzige, womit Sie nachweisen können, dass Sie abbuchen durften.
Kündigen Sie jede Abbuchung vorab an, mit Betrag und Datum. Vierzehn Tage sind die übliche Frist, kürzer geht, wenn Sie das mit Ihren Mitgliedern vereinbart haben. Eine Vorabankündigung spart Rücklastschriften: Die meisten Rückbuchungen entstehen, weil jemand eine unbekannte Abbuchung sieht und erschrickt.
Mitgliedsbeiträge per Lastschrift einziehen: über Mollie oder über Ihre eigene Bank
Über Mollie erteilt ein Mitglied das SEPA-Lastschriftmandat selbst, auf der Zahlungsseite seiner ersten Rechnung. Danach zieht Ledenboek den Mitgliedsbeitrag automatisch an dem Tag ein, an dem er fällig ist. Eine eigene Gläubiger-Identifikationsnummer brauchen Sie dafür nicht.
Über Ihre eigene Bank brauchen Sie dagegen eine Gläubiger-Identifikationsnummer (in Deutschland bei der Bundesbank beantragt) und eine Lastschriftvereinbarung mit Ihrer Bank. Ledenboek erstellt dann für jeden Einzug eine SEPA-Lastschriftdatei mit allen Mitgliedern, die ein Mandat erteilt haben, und diese Datei laden Sie im Online-Banking hoch.
Ein Mitglied kann eine Lastschrift innerhalb von acht Wochen zurückbuchen lassen. Eine solche Rücklastschrift steht auf Ihrem nächsten Kontoauszug; lesen Sie ihn ein, ist die Rechnung wieder offen und der Kassenwart erhält eine Nachricht.
Was tun, wenn ein Mitglied nicht zahlt
In jedem Verein bleibt ein kleiner Teil offen. Es lohnt sich, dafür einen festen Ablauf zu haben, statt in jedem Einzelfall neu zu überlegen, was Sie tun.
Beginnen Sie mit einer Erinnerung, nicht mit einer Mahnung. Die allermeisten offenen Beträge sind vergessen, nicht verweigert: ein Umzug, eine neue Bankkarte, eine E-Mail im Spamordner. Eine freundliche Erinnerung nach vierzehn Tagen löst den größten Teil.
Hilft das nicht, schicken Sie eine Mahnung mit einer klaren Frist und sagen Sie, was danach passiert. Schreiben Sie hinein, wie man Kontakt aufnehmen kann: Manchmal steckt ein Zahlungsproblem dahinter, das sich mit einer Ratenzahlung lösen lässt, und dann behalten Sie ein Mitglied statt einer Forderung.
Legen Sie in Ihrer Satzung oder Beitragsordnung fest, was bei längerer Nichtzahlung passiert: Ruhen der Teilnahme, Ausschluss vom Spielbetrieb oder Beendigung der Mitgliedschaft. Ohne diese Regelung stehen Sie schwach da, mit ihr muss der Vorstand darüber nicht mehr diskutieren.
Den Mitgliedsbeitrag erhöhen
Eine Erhöhung ist ein Beschluss der Mitgliederversammlung, sofern Ihre Satzung nichts anderes bestimmt. Kündigen Sie sie frühzeitig an und erklären Sie, wofür das Geld verwendet wird; eine Erhöhung mit Begründung stößt selten auf Widerspruch, eine, die stillschweigend auf dem Kontoauszug erscheint, schon. Arbeiten Sie mit SEPA-Lastschrift, passen Sie den Betrag an, bevor der nächste Einzug bereitsteht, und prüfen Sie, ob Mitglieder mit abweichendem Betrag (Jugend, Familien, Ehrenmitglieder) von der Erhöhung ausgenommen bleiben, wenn das so gewollt ist.
Den Beitragseinzug auslagern?
Wer den Einzug auslagert, gibt ihn an einen Zahlungsdienst oder ein Inkassobüro, das pro Mitglied oder pro Transaktion abrechnet und das Geld danach weiterleitet. Das nimmt Arbeit ab, aber die Verwaltung liegt dann an zwei Stellen: die Mitglieder beim Verein und die Zahlungen beim Dienstleister.
In Ledenboek bleibt der Einzug beim Verein, ohne dass es mehr Arbeit wird. Der Lastschriftlauf entsteht aus der Mitgliederliste, die Zahlungen kommen über Mollie oder den Kontoauszug zurück und stehen von selbst beim Mitglied. Ein Inkassobüro brauchen Sie dann nur noch für ein Mitglied, das nach den Erinnerungen und der Mahnung immer noch nicht zahlt.
Mitgliedsbeiträge in Belgien einziehen
Ein belgischer Verein arbeitet in Ledenboek mit Mitgliedsbeiträgen und Domizilierung. Jede Rechnung erhält eine strukturierte Mitteilung, und eine Zahlung mit dieser Mitteilung wird beim Einlesen der CODA-Datei Ihrer Bank von selbst der richtigen Rechnung zugeordnet. Mitglieder zahlen online mit Bancontact, und eine Domizilierung läuft über dieselbe SEPA-Datei wie eine Lastschrift in Deutschland.
Häufige Fragen
Kann ich unterschiedliche Beträge pro Mitglied verwenden?
Ja. Jedes Mitglied hat einen eigenen Beitrag, Jugend-, Familien- oder Fördermitglieder können Sie also getrennt einstellen.
Muss ich die Lastschrift nutzen?
Nein. Sie können SEPA-Lastschrift oder Zahlungslinks wählen, die Mitglieder selbst online bezahlen, oder beides kombinieren.
Was, wenn jemand per Überweisung zahlt?
Dann setzen Sie diese Rechnung von Hand auf bezahlt, oder Sie ordnen die Kontobewegung der Rechnung zu. Der Status stimmt dann wieder.
Bekommen säumige Zahler automatisch eine Erinnerung?
Ja, offene Rechnungen können automatisch eine Zahlungserinnerung erhalten, sodass Sie nicht hinterherlaufen müssen.
Ich habe einen Betrag geändert, warum ändert sich die Rechnung nicht mit?
Eine Rechnung ist eine Momentaufnahme des Zeitpunkts, zu dem Sie sie erstellen. Ändern Sie danach einen Betrag oder eine Mitgliedschaft, bleibt die Rechnung, wie sie war. Möchten Sie den neuen Betrag, stornieren Sie diese Rechnung und erstellen Sie den Durchlauf erneut; alle mit einer korrekten Rechnung werden dabei übersprungen.
Kann ich einziehen, bevor das Fälligkeitsdatum abgelaufen ist?
Ja. Das Fälligkeitsdatum sagt nur, bis wann jemand selbst überweisen kann, und hat mit Ihrer Lastschrift nichts zu tun. Eine Rechnung kann eingezogen werden, sobald sie offen ist. Das Einzugsdatum wählen Sie pro Durchlauf; es muss nur ein Werktag sein, mindestens zwei Werktage im Voraus.
Kann ich den Einzug der Mitgliedsbeiträge auslagern?
Das geht, aber mit Ledenboek ist es meist nicht nötig. Lastschriften und Zahlungslinks gehen vom Verein selbst aus, und Zahlungen werden automatisch dem Mitglied zugeordnet. Nur ein Mitglied, das nach Erinnerungen und einer Mahnung nicht zahlt, geben Sie noch an ein Inkassobüro ab.