Mitgliederverwaltung auswählen:
worauf achten?
Sieben Kriterien, welche Art von System zu welchem Verein passt, und eine Checkliste für Ihre nächste Vorstandssitzung.
Warum diese Entscheidung zählt
Eine Mitgliederverwaltung wählen Sie für Jahre. Das System enthält bald alle personenbezogenen Daten Ihrer Mitglieder, Ihre gesamte Finanzhistorie und die Arbeitsweise des Vorstands. Ein Wechsel ist immer möglich, kostet aber Zeit. Es lohnt sich also, vorher die richtigen Fragen zu stellen und nicht nur auf den Preis im ersten Jahr zu schauen.
Hier die sieben Kriterien, die nach unserer Erfahrung den Unterschied machen. Zu jedem Kriterium: was Sie fragen sollten und wie die verschiedenen Arten von Systemen dabei abschneiden. Der Transparenz halber: Dieser Ratgeber stammt von Ledenboek. Wir sagen auch, wo andere Lösungen besser passen, denn ein Kunde, der das falsche System gewählt hat, macht niemanden glücklich.
1. Das Preismodell
Es gibt drei Modelle auf dem Markt: einen festen Betrag pro Jahr nach Vereinsgröße, einen Betrag pro Mitglied und Monat und Kosten pro Transaktion. Fragen Sie immer: Was zahle ich in drei Jahren, bei unserer Mitgliederzahl und unserer Einzugshäufigkeit? Vierzehn Cent pro Mitglied und Monat klingt nach wenig, ergibt bei 300 Mitgliedern aber gut 500 Euro im Jahr, noch vor den Transaktionskosten.
Fragen Sie den Anbieter: Gibt es Kosten pro Transaktion, pro Mitglied, pro Benutzer oder pro E-Mail? Was passiert mit dem Preis, wenn wir wachsen?
2. Beitragseinzug
Für die meisten Vorstände ist das der größte Zeitfresser, also schauen Sie hier am genauesten hin. Kann das System Rechnungen gesammelt verschicken? Können Mitglieder online bezahlen, etwa per Kreditkarte oder PayPal? Gibt es SEPA-Lastschrift mit digitalem Mandat? Und ganz entscheidend: Laufen Zahlungserinnerungen automatisch, oder muss der Kassenwart selbst nachhalten, wer noch nicht bezahlt hat?
Möchten Sie das gesamte Forderungsmanagement auslagern, einschließlich Mahnungen per Brief und Ratenzahlungen, dann ist eine spezialisierte Inkassoplattform eine Überlegung wert. Möchten Sie den Einzug in der eigenen Hand behalten, aber ohne Handarbeit, dann gehört er in Ihre Mitgliederverwaltung. Siehe auch unsere Seite über Mitgliedsbeiträge einziehen.
3. Selbstbedienung für Mitglieder
Jede Adresse, die ein Mitglied selbst ändert, muss der Schriftführer nicht abtippen. Ein Mitgliederportal, in dem Mitglieder ihre Daten pflegen, Rechnungen einsehen und sich für Veranstaltungen anmelden, spart dem Vorstand dauerhaft Arbeit. Fragen Sie, ob es standardmäßig enthalten ist oder ein kostenpflichtiges Modul, und ob Mitglieder wirklich damit zurechtkommen (lassen Sie sich einen Demo-Zugang geben und Ihr am wenigsten digitales Vorstandsmitglied ausprobieren).
4. Buchhaltung und Kassenprüfung
Manche Systeme kommen aus der Buchhaltung und haben ein Mitgliedermodul dazu, andere kommen aus der Mitgliederverwaltung und haben die Finanzen dazu. Die Frage ist, was zu Ihrem Schwerpunkt passt. Achten Sie in jedem Fall darauf: Lassen sich Kontoauszüge automatisch einlesen und Mitgliedern und Rechnungen zuordnen? Entsteht der Jahresabschluss ohne Handarbeit? Und haben die Kassenprüfer einen eigenen Zugang zur Kontrolle, ohne dass der Kassenwart alles exportieren muss?
5. Anmeldung neuer Mitglieder
Neue Mitglieder sind das Lebenselixier jedes Vereins; machen Sie es ihnen leicht. Ein Online-Anmeldeformular, das direkt in der Verwaltung landet, mit eigenen Fragen (etwa zu Qualifikationen, Familienmitgliedern oder Vorlieben), Freigabe durch den Vorstand und gleich einer Zahlungsaufforderung hinterher. Fragen Sie auch, ob sich das Formular in Ihre eigene Website einbinden lässt, zum Beispiel über eine WordPress-Anbindung.
6. Vorstandswechsel
Vorstände wechseln, und genau da geht oft etwas schief: Das System läuft auf dem privaten Konto des ehemaligen Kassenwarts, Passwörter kursieren, die Historie geht verloren. Wählen Sie ein System mit Rollen, die Sie pro Person und Zeitraum vergeben, in dem die Historie erhalten bleibt und ein neuer Vorsitzender mit zwei Klicks Zugang bekommt. Fragen Sie ausdrücklich: Was passiert bei einem Vorstandswechsel, und wem gehören die Daten?
7. Datenschutz und Sicherheit
Sie verwalten personenbezogene Daten, also gilt die DSGVO uneingeschränkt. Wo stehen die Server (am besten in der EU)? Gibt es Zwei-Faktor-Authentifizierung für Vorstandskonten? Werden Backups erstellt? Und können Sie Daten ausgetretener Mitglieder sauber löschen? Ein Anbieter, der hier vage bleibt, scheidet aus.
Welche Art von System passt zu Ihrem Verein?
- → Verein in einem Sportverband? Dann sind Sie für den Spielbetrieb oft (teilweise verpflichtend) an die Software des Verbands gebunden. Prüfen Sie, ob Sie daneben noch etwas für Finanzen und Kommunikation brauchen.
- → Nur den Einzug auslagern? Eine Inkassoplattform übernimmt das Forderungsmanagement gründlich, gegen Kosten pro Mitglied und pro Transaktion. Siehe unseren Vergleich.
- → Buchhaltung zuerst? Manche Anbieter kommen vom Hauptbuch und haben ein Mitgliedermodul dazu. Stark, wenn Ihr Kassenwart buchhalterisch versiert ist.
- → Alles in einem System, ohne Buchhaltungskenntnisse? Dafür ist Ledenboek gebaut: Mitglieder, Anmeldung, Mitgliedsbeiträge, Bank, Kassenprüfung, Veranstaltungen und Mitgliederportal in einem Paket zum festen Jahrespreis. Sehen Sie sich alle Funktionen an.
Checkliste für die Vorstandssitzung
- ☐ Gesamtkosten über 3 Jahre für unsere Mitgliederzahl durchgerechnet
- ☐ Online-Zahlung und SEPA-Lastschrift vorhanden
- ☐ Zahlungserinnerungen laufen automatisch
- ☐ Mitgliederportal standardmäßig enthalten
- ☐ Kontoauszüge automatisch zuordnen
- ☐ Kassenprüfer haben einen eigenen Zugang
- ☐ Online-Anmeldeformular, auch auf der eigenen Website
- ☐ Rollen und Historie für Vorstandswechsel
- ☐ Server in der EU, Zwei-Faktor-Authentifizierung
- ☐ Kostenlose Testphase, um mit echten Daten zu testen
Häufige Fragen
Was ist die beste Mitgliederverwaltung für einen Verein?
Das hängt von Ihrer Situation ab. Vereine in einem Sportverband sind oft (teilweise verpflichtend) an die Software des Verbands gebunden. Vereine, die nur den Einzug auslagern möchten, schauen sich eine Inkassoplattform an. Wer die Buchhaltung in den Mittelpunkt stellt, landet bei einer Buchhaltungssoftware mit Mitgliedermodul. Kleine und mittlere Vereine, die alles in einem System möchten (Mitglieder, Mitgliedsbeiträge, Vorstand, Veranstaltungen, Buchhaltung), wählen ein Komplettpaket wie Ledenboek.
Was kostet eine Software für die Mitgliederverwaltung?
Es gibt drei Preismodelle: einen festen Betrag pro Jahr nach Vereinsgröße (übersichtlich, keine Überraschungen), einen Betrag pro Mitglied und Monat (steigt mit dem Wachstum) und Kosten pro Transaktion (steigen bei häufigem Einzug). Rechnen Sie die Gesamtkosten für Ihre Mitgliederzahl und Einzugshäufigkeit durch, bevor Sie sich entscheiden; die Modelle unterscheiden sich im Ergebnis deutlich.
Worauf sollte ich bei der Wahl einer Vereinssoftware achten?
Die sieben wichtigsten Kriterien: das Preismodell, wie der Beitragseinzug funktioniert (Online-Zahlung, SEPA-Lastschrift, Zahlungserinnerungen), ob Mitglieder ihre Daten selbst pflegen können, ob Buchhaltung und Kassenprüfung enthalten sind, wie sich neue Mitglieder anmelden, wie einfach ein Vorstandswechsel abläuft, sowie Datenschutz und Sicherheit (DSGVO, Zwei-Faktor-Authentifizierung).
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