Auslagen erstatten ohne Handyfotos im Messenger
Vorstandsmitglieder reichen ihre Auslagen mit Beleg ein. Der Kassenwart genehmigt einen ganzen Stapel auf einmal und zahlt alles mit einer Bankdatei aus, egal wie viele Erstattungen es sind.
Warum das meistens schiefgeht
Auslagen kommen als Messenger-Nachricht mit schiefem Foto, als E-Mail ohne Betrag oder als Zettel nach der Sitzung. Der Kassenwart behält es im Kopf oder in einer eigenen Liste, und am Jahresende passt es nicht mehr zum Bankkonto.
In Ledenboek reicht die Person es selbst ein, mit Betrag, Beschreibung und dem Beleg als Anhang. Danach läuft es über einen festen Weg: Entwurf, eingereicht, genehmigt oder abgelehnt, und ausgezahlt. Sie sehen immer, wo etwas steht.
So funktioniert es
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1
Das Mitglied reicht ein
Unter Auslagenerstattungen trägt ein Vorstandsmitglied Betrag und Beschreibung ein oder wählt Kilometer, und fügt ein Foto oder PDF des Belegs hinzu. Dazu gehört eine Kontonummer, denn dorthin geht das Geld. Solange es ein Entwurf ist, kann es noch geändert werden.
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2
Sie prüfen
Der Kassenwart erhält eine Benachrichtigung und sieht unter Bearbeiten alles, was auf ihn wartet, mit dem Beleg dabei. Haken Sie an, was in Ordnung ist, und genehmigen Sie es auf einmal; was nicht stimmt, lehnen Sie mit einer Begründung ab, damit die Person weiß, was zu tun ist. Auch eine Erstattung, die als Entwurf liegen geblieben ist, können Sie so bearbeiten.
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3
Auszahlen
Unter Zu zahlen laden Sie die Bankdatei herunter: eine SEPA-Überweisungsdatei mit einer Überweisung pro Person, die Sie bei Ihrer Bank als Sammelüberweisung einlesen. Zwanzig Erstattungen von acht Personen sind dann acht Überweisungen, auf einmal unterschrieben statt zwanzigmal abgetippt. Danach setzen Sie die Erstattungen auf bezahlt, und jede Person erhält darüber eine E-Mail.
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4
Wiederfinden
Alle Auslagenerstattungen bleiben mit Beleg und Status gespeichert und lassen sich nach Status und Person filtern.
Viele Erstattungen? Dann bringt das am meisten
Bei einem Verein mit vielen Ehrenamtlichen, Trainern oder Ausschüssen kommen jeden Monat Dutzende Belege herein. Genehmigen und Auszahlen laufen dann stapelweise statt einzeln: anhaken, genehmigen, Bankdatei herunterladen und bei Ihrer Bank einlesen.
So sieht die Übersicht der Auslagenerstattungen aus
Was es nicht kann
- •Ledenboek überweist das Geld nicht selbst. Es erstellt die Bankdatei; einlesen und freigeben tun Sie bei Ihrer eigenen Bank.
- •Für Kilometer rechnet Ledenboek mit einem festen Satz pro Verein, standardmäßig 0,23 € pro Kilometer. Unterschiedliche Sätze pro Person oder pro Fahrt gibt es nicht.
- •Belege werden so gespeichert, wie sie eingereicht wurden. Aus dem Foto wird kein Text gelesen, um den Betrag automatisch auszufüllen.
Häufige Fragen
Können auch normale Mitglieder Auslagen einreichen oder nur Vorstandsmitglieder?
Vorstandsmitglieder. Eine Erstattung einreichen kann jeder mit einer Vorstandsrolle; normale Mitglieder können es über das Mitgliederportal noch nicht.
Sehen die Kassenprüfer die Belege?
Die Erstattungen selbst sind nicht im Bereich der Kassenprüfer. Die Auszahlung schon: Sie steht als Kontobewegung auf dem Auszug, und dort hängen die Kassenprüfer ihre Anmerkungen an.
Kann ich eine Erstattung mit Begründung ablehnen?
Ja. Die Person sieht den Grund und kann die Erstattung anpassen und erneut einreichen.