Die Kassenprüfung ohne Aktenordner
Die Kassenprüfer sehen selbst in die Bücher, stellen Fragen zu einzelnen Buchungen und unterschreiben die Entlastung digital.
Warum das anders läuft als mit einer Mappe voller Belege
In den meisten Vereinen bedeutet Kassenprüfung: Der Kassenwart druckt einen Stapel aus, bringt ihn vorbei und wartet. Fragen kommen per E-Mail zurück, getrennt von der Buchung, um die es geht, und später weiß niemand mehr, welche Antwort zu welchem Posten gehörte.
In Ledenboek erhalten die Kassenprüfer Lesezugriff auf die Buchhaltung des gewählten Jahres. Sie gehen die Buchungen selbst durch, stellen ihre Frage direkt an der Buchung, und Sie antworten an derselben Stelle. Am Ende steht das ganze Gespräch bei den Zahlen, um die es ging.
So funktioniert es
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Bestimmen Sie die Kassenprüfer
Sie bestimmen Mitglieder als Kassenprüfer. Das dürfen auch Personen ohne weiteres Vorstandsamt sein. Sie melden sich im Mitgliederportal an und sehen dort ihre Prüfung, nicht den Rest Ihrer Verwaltung.
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2
Die Prüfer gehen die Buchungen durch
Die Kassenprüfer sehen die Buchungen des gewählten Jahres mit den zugehörigen Rechnungen und Belegen. Zu jeder Buchung können sie eine Frage oder Anmerkung hinterlassen, und Sie sehen diese sofort.
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3
Sie beantworten die Fragen
Antworten stehen unter der Frage, bei der Buchung. So bleibt der Überblick erhalten, auch ein Jahr später, wenn jemand wissen möchte, warum ein Posten so aussah.
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4
Die Entlastung wird digital unterschrieben
Sind die Kassenprüfer fertig, unterschreibt jeder von ihnen die Entlastung digital. Sobald alle unterschrieben haben, erhält der Kassenwart eine Nachricht, und die Erklärung ist beim Jahr festgehalten.
So sehen es die Kassenprüfer
Was es nicht kann
- •Die Kassenprüfer können nichts ändern. Sie haben Lesezugriff und können Fragen stellen, mehr nicht.
- •Die Entlastung ist ein Vermerk in Ledenboek, keine notarielle Urkunde. Für die Mitgliederversammlung reicht das völlig, eine Rechtsberatung ersetzt es aber nicht.
- •Es gibt keinen eigenen Zugang für externe Steuerberater oder Prüfer ohne Mitgliedschaft. Wer mitprüfen soll, fügen Sie als Mitglied mit der Kassenprüferrolle hinzu.
Häufige Fragen
Muss ein Kassenprüfer Vorstandsmitglied sein?
Nein. Sie bestimmen normale Mitglieder. Diese erhalten nur Zugriff auf die Prüfung, nicht auf den Mitgliederbestand oder den Rest der Verwaltung.
Können die Kassenprüfer auch die Belege sehen?
Ja. Anhänge zu einer Buchung oder Rechnung sind direkt bei der Buchung sichtbar, sie müssen also nichts gesondert anfordern.
Was passiert, wenn ein Prüfer nicht unterschreibt?
Dann bleibt die Entlastung offen. Der Kassenwart erhält erst eine Nachricht, wenn alle unterschrieben haben, sodass Sie sehen, wer noch fehlt.