Eine Veranstaltung mit Online-Anmeldung einrichten

Warum online anmelden?

Die meisten Vereine regeln Anmeldungen noch per E-Mail, über ein einzelnes Formular oder eine Excel-Liste. Das heißt: von Hand abtippen, Zahlungen hinterhertelefonieren und nie ganz sicher sein, wer kommt. In Ledenboek machen Sie es auf einmal richtig: Sie erstellen die Veranstaltung, teilen einen Link, und Anmeldungen und Zahlungen kommen automatisch herein.

Sie sehen in Echtzeit, wer sich angemeldet hat, wer schon bezahlt hat und wie viele Plätze noch frei sind. Teilnehmer erhalten automatisch eine Bestätigung, und das Geld kommt über Ihren eigenen Zahlungsanbieter direkt beim Verein an.

Schritt für Schritt

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   Erstellen Sie eine Veranstaltung

   Gehen Sie in der Verwaltung zu Veranstaltungen und klicken Sie auf Neue Veranstaltung. Tragen Sie Titel, Datum, Beginn und Ende und den Ort ein. Fügen Sie bei Bedarf eine Beschreibung und ein Stimmungsfoto hinzu; beides erscheint später auf der öffentlichen Seite.

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   Schalten Sie die Online-Anmeldung ein

   Setzen Sie das Häkchen bei „Anmeldung erforderlich“. Legen Sie bei Bedarf eine Höchstzahl an Teilnehmern fest (dann schließt die Anmeldung automatisch, wenn alle Plätze vergeben sind) und einen Anmeldeschluss.

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   Legen Sie fest, wer teilnehmen darf

   Wählen Sie, ob die Veranstaltung öffentlich ist (alle dürfen mit), nur für Mitglieder oder auf bestimmte Gruppen beschränkt. Mitglieder können sich verifizieren, sodass Sie sicher sind, dass eine Anmeldung wirklich von einem Mitglied kommt. Sie können auch eigene Fragen hinzufügen, zum Beispiel zu Essenswünschen oder zur Zahl der Hunde.

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   Richten Sie die Zahlung ein

   Wählen Sie keine Zahlung, Zahlung erforderlich, Zahlung optional oder nur Nichtmitglieder zahlen. Einen Betrag können Sie mit einer Anzahl multiplizieren lassen und dieser Anzahl einen eigenen Namen geben (zum Beispiel „Anzahl Hunde“ × 5 €). So rechnet das System automatisch den richtigen Gesamtbetrag aus.

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   Veröffentlichen und den Link teilen

   Veröffentlichen Sie die Veranstaltung. Sie erhalten eine ansprechende öffentliche Seite mit eigenem Link, den Sie per E-Mail, in sozialen Medien oder im Newsletter teilen können, oder Sie binden das Anmeldeformular mit einer Zeile Code in Ihre eigene Website ein.

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   Behalten Sie die Anmeldungen im Blick

   In der Teilnehmerübersicht sehen Sie live alle Anmeldungen und Zahlungsstatus. Sie können eine Teilnehmerliste herunterladen (zum Beispiel für den Saal oder das Catering) und sehen, wie viele schon bezahlt haben.

Was der Teilnehmer sieht

Der Teilnehmer öffnet den Link und sieht eine gepflegte Veranstaltungsseite im Design Ihres Vereins: Titel, Datum, Ort auf der Karte und die Beschreibung. Mit einem Klick auf Anmelden trägt er seine Daten ein und beantwortet eventuelle zusätzliche Fragen.

Ist ein Betrag hinterlegt, bezahlt er direkt online (zum Beispiel per Kreditkarte oder PayPal). Danach erhält er eine Bestätigung per E-Mail, und die Anmeldung steht sofort in Ihrer Übersicht, bereits bezahlt.

Ihre Übersicht

In der Verwaltung sehen Sie für jede Veranstaltung alle Anmeldungen, wie viele Plätze noch frei sind und wer schon bezahlt hat. Ein Blick, und Sie wissen, wo Sie stehen.

Praktische Extras

• Bezahlt wird über Ihren eigenen Zahlungsanbieter (Mollie), das Geld kommt also direkt beim Verein an und nicht bei einem Zwischenhändler.
• Das Anmerkungsfeld können Sie pro Veranstaltung ein- oder ausschalten.
• Das Anzahlfeld erhält eine eigene Bezeichnung und einen eigenen Preis, praktisch für „Anzahl Personen“, „Anzahl Hunde“ oder „Anzahl Übernachtungen“.
• Teilnehmer erhalten automatisch eine Bestätigungsmail; Sie müssen nichts verschicken.
• Sie können das Anmeldeformular in Ihre eigene Website einbinden, sodass Besucher Ihre Seite nicht verlassen müssen.

Häufige Fragen